Piekdrukte in de logistiek: hoe houd je mens en operatie draaiende?

2. Meer volume betekent vaak ook meer mensen

Extra pakketten verwerken vraagt meestal ook om extra capaciteit op de werkvloer. Tijdens drukke periodes werken logistieke organisaties daarom regelmatig met extra shifts, uitzendkrachten en tijdelijke medewerkers. Teams worden groter en medewerkers die nog weinig ervaring hebben, moeten soms snel worden ingewerkt. Dat legt extra druk op teamleiders, HR, Operations én Facility Management. Want niet alleen de logistieke processen moeten kunnen opschalen. Ook de werkomgeving moet het grotere aantal mensen aankunnen. Zijn er voldoende pauzeplekken? Zijn sanitaire voorzieningen berekend op de bezetting? Zijn dagelijkse voorzieningen goed bereikbaar? Kunnen medewerkers tijdens verschillende shifts van dezelfde faciliteiten gebruikmaken? Een locatie die comfortabel functioneert met 150 medewerkers kan tijdens een piekperiode met 250 medewerkers ineens heel anders aanvoelen.

3. Tijdens piekdrukte telt iedere minuut

In logistiek wordt veel gestuurd op productiviteit en doorlooptijd. Orders moeten voor een bepaald tijdstip verwerkt zijn om nog mee te kunnen met het volgende transport. Vrachtwagens hebben tijdslots. Pakketten moeten worden gesorteerd. En wanneer één onderdeel vertraging oploopt, kan dat verderop in de keten gevolgen hebben. Dat maakt efficiëntie belangrijk, maar stelt ook eisen aan de inrichting van een warehouse. Medewerkers die voor iedere pauze of dagelijkse voorziening grote afstanden moeten afleggen, verliezen ongemerkt veel tijd.

Op een locatie van tienduizenden vierkante meters is “ergens aanwezig” daarom niet hetzelfde als “goed bereikbaar”. Looproutes, pauzeruimtes en faciliteiten moeten aansluiten bij waar medewerkers daadwerkelijk werken.

4. De druk op medewerkers neemt mee toe

Tijdens piekperiodes stijgt niet alleen het aantal pakketten. Ook het werktempo gaat omhoog. Er worden langere of extra shifts gedraaid, targets liggen hoger en medewerkers zijn gedurende hun werkdag veel in beweging. In bepaalde warehouse-omgevingen komen daar temperatuurverschillen of fysiek belastende werkzaamheden bij. Juist wanneer de operatie onder maximale druk staat, is aandacht voor de mensen op de vloer belangrijk. Dat hoeft niet altijd te betekenen dat er grote welzijnsprogramma’s nodig zijn. Vaak begint het bij de basis: voldoende rustmomenten, een veilige werkomgeving, goede faciliteiten en eenvoudige toegang tot dagelijkse voorzieningen. Want uiteindelijk wordt iedere order nog steeds door mensen mogelijk gemaakt.

5. Personeel vinden én behouden

Daar komt nog een andere uitdaging bij: personeel. Logistieke organisaties concurreren niet alleen om klanten, maar ook om medewerkers. Zeker in regio’s met veel distributiecentra kunnen werknemers uit meerdere werkgevers kiezen. De dagelijkse werkomgeving wordt daarmee onderdeel van het werkgeverschap. Hoe worden medewerkers ontvangen? Hoe zijn kantines en pauzeruimtes ingericht? Welke faciliteiten zijn beschikbaar? Hoe wordt omgegaan met veiligheid, comfort en welzijn? Voor een medewerker lijken dat misschien kleine zaken. Samen bepalen ze wel hoe iemand een werkgever ervaart. Voor HR betekent employee experience daarom meer dan arbeidsvoorwaarden alleen.

6. Facility Management moet meebewegen met de operatie

Voor Facility Management ontstaat een bijzondere uitdaging. Veel voorzieningen worden ingericht voor een gemiddelde bezetting, terwijl een logistieke locatie juist enorme verschillen in gebruik kan kennen. Een voorziening die op een normale dinsdag prima functioneert, kan tijdens Black Friday-weekend ineens intensief worden gebruikt. Daarom is het verstandig om bij facilitaire keuzes niet alleen te kijken naar de gemiddelde situatie, maar juist ook naar piekbelasting. Wat gebeurt er als het aantal medewerkers tijdelijk sterk stijgt? Kunnen voorzieningen die capaciteit aan? Hoeveel extra beheer ontstaat er? En wat gebeurt er als juist tijdens zo’n periode iets uitvalt? De beste facilitaire oplossingen zijn niet alleen geschikt voor de gemiddelde dag. Ze blijven ook functioneren wanneer de operatie maximaal wordt belast.

7. Meerdere locaties maken het nog complexer

Voor Facility Management ontstaat een bijzondere uitdaging. Veel voorzieningen worden ingericht voor een gemiddelde bezetting, terwijl een logistieke locatie juist enorme verschillen in gebruik kan kennen. Een voorziening die op een normale dinsdag prima functioneert, kan tijdens Black Friday-weekend ineens intensief worden gebruikt. Daarom is het verstandig om bij facilitaire keuzes niet alleen te kijken naar de gemiddelde situatie, maar juist ook naar piekbelasting. Wat gebeurt er als het aantal medewerkers tijdelijk sterk stijgt? Kunnen voorzieningen die capaciteit aan? Hoeveel extra beheer ontstaat er? En wat gebeurt er als juist tijdens zo’n periode iets uitvalt? De beste facilitaire oplossingen zijn niet alleen geschikt voor de gemiddelde dag. Ze blijven ook functioneren wanneer de operatie maximaal wordt belast.

8. En na de feestdagen? Dan komen de retouren

De logistieke druk stopt bovendien niet wanneer kerst voorbij is. Na een periode van grote uitgaande volumes kan een volgende uitdaging ontstaan: retourstromen. Producten moeten worden ontvangen, gecontroleerd, opnieuw verwerkt, opgeslagen of teruggestuurd. Dat vraagt opnieuw capaciteit van medewerkers en systemen. Daarmee wordt flexibiliteit steeds belangrijker. Logistieke organisaties moeten niet alleen een hoge constante capaciteit kunnen leveren, maar vooral snel kunnen schakelen tussen verschillende soorten belasting. Dat geldt voor de primaire operatie én voor alles wat deze operatie ondersteunt.

9. Tegelijkertijd moeten kosten en duurzaamheid onder controle blijven

Meer capaciteit inzetten is één oplossing, maar onbeperkt mensen, middelen en voorzieningen toevoegen is natuurlijk niet realistisch. Logistieke organisaties staan tegelijkertijd onder druk om kosten te beheersen en duurzaamheidsdoelstellingen te realiseren. Daarom wordt steeds kritischer gekeken naar processen die onnodige handelingen, transportbewegingen, afval of beheer veroorzaken.

Kan iets eenvoudiger? Kan het centraal worden georganiseerd? Kunnen wegwerpmaterialen worden verminderd? Kunnen meerdere locaties door één partner worden ondersteund? Juist kleine operationele verbeteringen kunnen op grote locaties en bij hoge volumes uiteindelijk een aanzienlijk verschil maken.

Een nieuwe locatie? Ontwerp niet alleen voor een gemiddelde dag. Nieuwe warehouses en uitbreidingen bieden een kans om deze lessen vanaf het begin mee te nemen.

Een veelgemaakte fout is om voorzieningen vooral te dimensioneren op de normale bezetting. Maar hoe ziet diezelfde locatie eruit tijdens Black Friday? Wat gebeurt er wanneer er een extra shift wordt toegevoegd? Of wanneer het personeelsbestand de komende drie jaar sterk groeit? Door vooraf over die scenario’s na te denken, ontstaat een locatie die niet alleen vandaag functioneert, maar ook tijdens toekomstige piekmomenten.

Als de druk maximaal is, moeten de basisvoorzieningen gewoon werken. Tijdens de drukste weken van het jaar wil Operations zich bezighouden met orders, capaciteit en transport. Niet met facilitaire problemen. Juist daarom zijn de meest vanzelfsprekende voorzieningen soms belangrijker dan gedacht.

Eén daarvan is drinkwater.