De functie van de moderne werkplek is veranderd. Waar het vroeger vooral dé plek was waar gewerkt werd, concurreren kantoren vandaag met thuiswerken en andere flexibele werkvormen. Dat stelt organisaties voor een nieuwe uitdaging.
Hoe zorg je ervoor dat het kantoor niet alleen functioneel is, maar ook een plek wordt waar medewerkers graag komen? En hoe combineer je daarbij welzijn, productiviteit, duurzaamheid en kostenbeheersing?
Voor Facility Managers, Office Managers en HR betekent dit dat de werkomgeving steeds vaker onderdeel wordt van een veel groter vraagstuk: hoe creëren we een werkplek die aansluit bij hoe mensen vandaag willen werken?
Inhoud
1. Het kantoor moet opnieuw zijn waarde bewijzen
2. Medewerkers verwachten meer van hun werkomgeving
3. Welzijn moet praktisch worden
4. Duurzaamheidsambities moeten zichtbaar worden
5. Facility management krijgt steeds meer verantwoordelijkheden
6. Groei, verhuizing en renovatie zijn natuurlijke kantelpunten
1. Het kantoor moet opnieuw zijn waarde bewijzen
Hybride werken heeft de verwachtingen van medewerkers veranderd. Thuis kunnen medewerkers vaak geconcentreerd werken en hebben ze veel controle over hun eigen omgeving. Het kantoor moet daarom iets toevoegen wat thuis moeilijker te realiseren is: samenwerking, sociale interactie, verbinding met collega’s en de organisatie. Dat verandert ook de inrichting. Grote aantallen individuele werkplekken maken steeds vaker plaats voor verschillende soorten ruimtes: plekken voor overleg, geconcentreerd werken, informele ontmoetingen, videobellen of samenwerken. De uitdaging is om daarin de juiste balans te vinden. Een kantoor moet efficiënt worden benut, maar mag tegelijkertijd niet zo ver worden geoptimaliseerd dat comfort en gebruiksgemak verloren gaan.
2. Medewerkers verwachten meer van hun werkomgeving
Salaris en arbeidsvoorwaarden blijven belangrijk, maar de dagelijkse werkervaring speelt eveneens een rol in hoe medewerkers een werkgever ervaren. Een prettige werkomgeving is daar onderdeel van. Denk aan licht, temperatuur, akoestiek, ergonomie, luchtkwaliteit, faciliteiten en ruimtes waar medewerkers even kunnen ontspannen of elkaar informeel kunnen ontmoeten. Geen van deze elementen bepaalt afzonderlijk of iemand graag naar kantoor komt. Het is juist de optelsom. Daarmee wordt de werkplek ook onderdeel van employer branding. De waarden die een organisatie extern communiceert, moeten intern voelbaar zijn. Een organisatie die zegt veel waarde te hechten aan welzijn, maar weinig aandacht besteedt aan de dagelijkse werkomgeving, creëert al snel een verschil tussen belofte en praktijk.
3. Welzijn moet praktisch worden
Employee wellbeing staat bij veel organisaties hoog op de agenda. Tegelijkertijd bestaat het risico dat welzijn vooral wordt vertaald naar losse initiatieven: een vitaliteitsweek, sportprogramma of workshop over gezonde gewoontes. De dagelijkse werkomgeving heeft echter iedere werkdag invloed op medewerkers. Kunnen mensen voldoende bewegen? Zijn er prettige pauzeruimtes? Kunnen medewerkers zich ergens terugtrekken voor geconcentreerd werk? Is er ruimte voor sociale interactie? Zijn gezonde keuzes gemakkelijk beschikbaar? Juist door de omgeving goed in te richten kan gezond gedrag onderdeel worden van de normale werkdag, in plaats van iets waarvoor steeds een apart programma nodig is.
4. Duurzaamheidsambities moeten zichtbaar worden
Vrijwel iedere grotere organisatie heeft tegenwoordig duurzaamheidsdoelstellingen. De uitdaging verschuift daardoor van het formuleren van ambities naar het daadwerkelijk realiseren ervan. Het kantoor is één van de plekken waar medewerkers dagelijks kunnen zien wat die ambities in de praktijk betekenen. Energiegebruik, afvalstromen, mobiliteit, catering, apparatuur, herbruikbare materialen en de keuze voor leveranciers spelen allemaal een rol. Daarbij ontstaat een belangrijke vraag: hoe maak je duurzamere keuzes zonder de dagelijkse operatie ingewikkelder te maken? Een duurzame oplossing die veel extra beheer vraagt, snel vervangen moet worden of in de praktijk nauwelijks wordt gebruikt, bereikt uiteindelijk weinig. Duurzaamheid en gebruiksgemak moeten daarom steeds vaker samen worden bekeken.
5. Facility management krijgt steeds meer verantwoordelijkheden
Tegelijkertijd worden de verwachtingen richting facility management groter. De werkomgeving moet prettig zijn, kosten moeten beheersbaar blijven, leveranciers moeten worden aangestuurd, storingen snel opgelost, duurzaamheidsdoelstellingen ondersteund en medewerkers tevreden gehouden. Bij organisaties met meerdere locaties wordt dat nog complexer. Iedere locatie heeft zijn eigen bezetting, indeling en behoeften. Toch wil een organisatie vaak dezelfde kwaliteitsstandaard bieden en voorkomen dat iedere vestiging eigen leveranciers, contracten en werkwijzen ontwikkelt. Standaardisatie kan dan veel rust brengen. Niet door ieder kantoor identiek te maken, maar door duidelijke uitgangspunten te bepalen voor kwaliteit, service, duurzaamheid en gebruikerservaring.
6. Groei, verhuizing en renovatie zijn natuurlijke kantelpunten
Veel organisaties kijken pas kritisch naar hun werkomgeving wanneer er iets verandert. Een verhuizing. Een renovatie. Een groeiend personeelsbestand. Een nieuwe locatie. Of een organisatie die hybride werken structureel anders wil organiseren. Juist dat zijn waardevolle momenten. Niet om simpelweg de bestaande situatie naar een nieuw gebouw te kopiëren, maar om opnieuw te kijken naar wat medewerkers en de organisatie daadwerkelijk nodig hebben. Hoe wordt het kantoor gebruikt? Welke voorzieningen voegen echt waarde toe? Wat kan eenvoudiger? Waar ontstaan frustraties? En welke keuzes passen bij de organisatie die je over vijf jaar wilt zijn?
De beste moderne werkplek ontstaat in het dagelijks gebruik. Een aantrekkelijke werkplek wordt uiteindelijk niet bepaald door één spectaculaire vergaderruimte of een mooi interieur. Het zijn de tientallen kleine ervaringen gedurende een werkdag die samen het verschil maken. Hoe gemakkelijk vind je een rustige werkplek? Kun je prettig vergaderen? Werkt de technologie? Is het binnenklimaat aangenaam? Kun je ergens pauzeren? Zijn dagelijkse voorzieningen eenvoudig beschikbaar? Juist daarom is het interessant om een werkplek niet alleen vanuit vierkante meters en kosten te bekijken, maar vanuit de volledige medewerkerservaring.
En soms zit verbetering in iets heel eenvoudigs. Ook iets vanzelfsprekends als voldoende drinken hoort bij die dagelijkse werkervaring. Medewerkers zouden daar niet over hoeven nadenken: goed drinkwater moet eenvoudig beschikbaar zijn op de plekken waar mensen werken, overleggen en pauzeren. Bij het ontwerpen of verbeteren van een werkplek kan het daarom waardevol zijn om ook de drinkwatervoorziening op de werkplek mee te nemen in het grotere facilitaire plan. Een waterkoeler voor op kantoor maakt drinkwater direct beschikbaar. Is er een geschikte wateraansluiting, dan kan een leidingwaterkoeler het beheer van losse flessen beperken. Culligan helpt organisaties om dat onderdeel praktisch in te richten, passend bij de werkomgeving, het aantal medewerkers, verschillende locaties en duurzaamheidsambities.
